SEASON recommande le recrutement ou la formation d’un administrateur Salesforce permettant de répondre rapidement aux questions et aux besoins simples des utilisateurs.
Les formations concernant des fonctionnalités standard de la plateforme (exemple : création de rapport), peuvent être animées en interne grâce aux supports gratuits du site de formation Salesforce “Trailhead”.
De plus ces formations complémentaires seront plus impactantes si celles-ci sont réalisées de manière régulière et sur le poste de travail de l’utilisateur.
En complément des formations et de l'aide apportée aux utilisateurs, les missions d'un administrateur inclus :
- la maintenance d'une base de connaissance interne,
- le suivi de la qualité des données (importation de donnée complémentaire, mise à jour en masse, configuration de règle de duplication…),
- la configuration des connecteurs standard (Lightning Sync Gmail/Outlook, Files Connect (Quip, Google Drive, SharePoint, Box…)) et des applications de l'AppExchange nécessaires,
- l'optimisation de l'expérience utilisateur avec la configuration d'onglets/application, des présentations de page et présentations compactes, des vues de liste et des rapports…
- l'arbitrage technique des échanges avec les utilisateurs clés et les partenaires sollicités,
- l'administration des autres produits Salesforce (PARDOT, Marketing Cloud...).
En parallèle de ces missions, l'administrateur peut aider à la gestion de l'infrastructure du système d'information (serveurs de messagerie/agenda, serveurs d’impression, WIFI, SSO, CTI...) et à la maintenance du site web de l'établissement.
Dans le cas où le recrutement d’un administrateur dédié n’est pas envisageable, les utilisateurs clés doivent monter en compétence sur des fonctionnalités standard de maintenance de la plateforme (réalisation de rapport, modification des présentations de page, modification des modèles d’email et de document…).
La grande majorité des développements complémentaires devront être externalisés. Les missions de ce groupe d’administrateurs devront leur permettre de se réunir de manière hebdomadaire afin d’effectuer des points avec le(s) prestataire(s) (intégrateur et/ou éditeur) sur l’avancée des développements et leurs montées en compétence.
En complément de ces points, du temps de formation personnel devra aussi être alloué afin de réaliser des modules d'e-learning.
Attention : notre recommandation principale reste le recrutement d’un administrateur dédié.
Cependant les utilisateurs clés sont à même de monter en compétences sur les fonctionnalités standard de la plateforme si, et seulement si, du temps supplémentaire est accordé pour cette nouvelle mission. Contrairement à un administrateur technique dédié, le périmètre de leur action ne pourra inclure la configuration avancée et les développements spécifiques de la plateforme.